智采之道 | 用友BIP數(shù)智供應(yīng)鏈，推動(dòng)陽光采購，規(guī)避合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)
2024年2月22日
采購管理是企業(yè)價(jià)值鏈管理的核心環(huán)節(jié)，與企業(yè)經(jīng)營效益密切相關(guān)。國有企業(yè)的采購工作兼具公共采購和企業(yè)采購的雙重屬性，既關(guān)系國有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和發(fā)展前景，也關(guān)系國有資產(chǎn)的保值增值。陽光采購是國有企業(yè)合規(guī)化采購的必由之路！國有企業(yè)在采購環(huán)節(jié)融入數(shù)智化手段，不僅可以降低采購成本、提升交易效率，還可以規(guī)避合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，有效帶動(dòng)產(chǎn)業(yè)鏈供應(yīng)鏈發(fā)展。
清除業(yè)務(wù)“死角”，陽光采購已勢在必行
在國務(wù)院國資委召開的對標(biāo)世界一流采購交易管理體系推進(jìn)會(huì)中，國務(wù)院國資委黨委委員翁杰明指出，必須針對采購交易中部分企業(yè)存在的限制充分競爭、了解市場價(jià)格不充分、對供應(yīng)商管理不嚴(yán)等薄弱環(huán)節(jié)狠抓提升，并以采購為切入點(diǎn)全面提升企業(yè)供應(yīng)鏈管理水平。
在集團(tuán)化管控的建設(shè)目標(biāo)背景下，很多國有企業(yè)除了采購管理制度的不完善，從前的ERP系統(tǒng)已經(jīng)不能很好的滿足國企采購管理的需要，缺乏專職的采購管理部門、供應(yīng)商線上協(xié)同能力弱、巡視和審計(jì)中采購合規(guī)問題頻發(fā)…采購部門作為國資管理機(jī)構(gòu)關(guān)注的重點(diǎn)，暴露出來的諸多管理痛點(diǎn)和難點(diǎn)，讓國企采購管理的陽光運(yùn)行已勢在必行！
網(wǎng)上采購：
采購?fù)ǔ榫€下的方式，需要審批的節(jié)點(diǎn)在OA系統(tǒng)辦理，需要錄入較多的過程信息，工作量較大。對于如何開展線上采購以及需要具備的前提條件沒有明確的思路；
合規(guī)管理：
線下方式采購無法在流程中管控,也無法全過程追溯，巡視和審計(jì)中，存在較大的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，如先施工后招采，先招采后立項(xiàng)，評委會(huì)成員未隨機(jī)抽取等情況；
集中采購：
目前大多沒有專職的采購管理部門，企業(yè)內(nèi)部采購管理制度不完善，沒有統(tǒng)一的物資編碼，集中采購難以開展，以分散采購為主，沒有規(guī)模效應(yīng)；
統(tǒng)計(jì)分析：
OA系統(tǒng)招采信息未與企業(yè)內(nèi)部其他系統(tǒng)打通，如合同管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等，需要在其他系統(tǒng)重新錄入信息，OA系統(tǒng)的臺賬僅可查詢使用，沒有可視化分析報(bào)表等功能；
外部協(xié)同：
供應(yīng)商的注冊，報(bào)價(jià)和投標(biāo)、合同執(zhí)行、履約評價(jià)、結(jié)算付款等環(huán)節(jié)均缺少與供應(yīng)商的協(xié)同管理，采購全過程數(shù)據(jù)無法采集，不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)積累和輔助決策。
中大型國企的內(nèi)部系統(tǒng)復(fù)雜，需要通過數(shù)智化手段輔助其搭建商城。
完整的數(shù)字化采購平臺能對內(nèi)通過API銜接ERP、OA、WMS等管理信息系統(tǒng)，對外通過Punchout等方式接入電商平臺和其他長期合作的供應(yīng)商渠道，以及外部物流、電子合同等采購相關(guān)合作伙伴。對于有多個(gè)分公司的國企，還可以通過系統(tǒng)對接實(shí)現(xiàn)采購協(xié)同和數(shù)據(jù)共享，解決采購平臺分散、專業(yè)人才不足、管理水平參差不齊、交易規(guī)則不統(tǒng)一等問題，提高采購規(guī)范化程度，讓國企采購計(jì)劃的執(zhí)行和管控更加透明高效。
于中小型國企，資金和技術(shù)水平較弱，可以選擇專屬商城進(jìn)行采購。
平臺和采購單位約定好采購授信和賬期后，即可根據(jù)集團(tuán)組織架構(gòu)和采購模式自定義采購審批流程和操作人員權(quán)限，靈活性高。采購行為發(fā)生后，專屬采購商城還提供采購訂單數(shù)據(jù)報(bào)表，操作人員可自行設(shè)置字段，輔助數(shù)據(jù)分析和預(yù)算管理。專屬采購商城輕量便捷，采購單位可根據(jù)需要選擇是否接入ERP系統(tǒng)，且無須承擔(dān)系統(tǒng)運(yùn)維工作，有效幫助中小型國企采購降本提效。
“技術(shù)+數(shù)據(jù)+應(yīng)用”三位一體
借助于用友自研的數(shù)智化底座用友iuap以及智能中臺的算法模型，歸集并治理企業(yè)自有數(shù)據(jù)、行業(yè)交易數(shù)據(jù)和生態(tài)資源數(shù)據(jù)。在此基礎(chǔ)上，搭建數(shù)字化合規(guī)監(jiān)控引擎，嵌入供應(yīng)商準(zhǔn)入、尋源管控、采購履行等場景，通過陽光采購的策略制定、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和可視化分析看板，深入挖掘陽光采購的多重“應(yīng)用”，形成完善的陽光采購數(shù)字化管理體系，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢查、及時(shí)告警。
陽光采購方案1：流程可配的招標(biāo)投標(biāo)線上化，支持依法必招和自愿招標(biāo)
用友BIP采購云的電子招投標(biāo)功能，符合國家EBS三星檢測認(rèn)證要求，讓招標(biāo)流程全程在線、業(yè)務(wù)規(guī)范、嚴(yán)格管控，符合法律法規(guī)和內(nèi)審要求，便于構(gòu)建國企公平公正的采購環(huán)境。該方案適用于大宗物資采購、期貨采購、年度項(xiàng)目、大額項(xiàng)目，戰(zhàn)略供應(yīng)商選型等，通過供應(yīng)商的充分競爭，讓國企擁有綜合評估供應(yīng)商整體能力的機(jī)會(huì)。同時(shí)，平臺支持全集團(tuán)統(tǒng)一招標(biāo)、區(qū)域組織集中招標(biāo)、分公司招標(biāo)、組織內(nèi)部委托招標(biāo)、跨組織委托招標(biāo)等多級招標(biāo)談判的需求。
作為新中國第一批重點(diǎn)建設(shè)的鋼鐵企業(yè)，
河南鋼鐵集團(tuán)
以往的招投標(biāo)工作面臨著多區(qū)域管理、專家及監(jiān)督人分散、現(xiàn)場溝通成本高等局面。通過用友BIP采購云的“遠(yuǎn)程不見面招投標(biāo)”能力，實(shí)現(xiàn)了招標(biāo)在線預(yù)約、在線創(chuàng)建招標(biāo)會(huì)議室、在線開評標(biāo)等功能，讓更多的供應(yīng)商參與項(xiàng)目投標(biāo)報(bào)價(jià)，充分增加項(xiàng)目的競爭性，降低項(xiàng)目中標(biāo)價(jià)格，通過采購協(xié)同、合同管理等模塊提高項(xiàng)目協(xié)作效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)降本增效。
陽光采購方案2：全閉環(huán)嵌入式的國企采購合規(guī)管理，避免“闖紅燈”
用友通過梳理采購領(lǐng)域L1~L5業(yè)務(wù)流程，形成了采購業(yè)務(wù)流程地圖，結(jié)合具體業(yè)務(wù)管理要求，可以從中識別采購流程中的潛在風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)然，合規(guī)場景和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)并不是完全獨(dú)立的，例如，如果某個(gè)企業(yè)的緊急采購比例過大，大多數(shù)是采購計(jì)劃前置期不足，也可能是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置問題導(dǎo)致參與人數(shù)不足，耽誤采購周期就會(huì)導(dǎo)致選取緊急采購，一旦采取緊急采購，便會(huì)導(dǎo)致價(jià)格偏高，付款條件寬松，從而造成后續(xù)一系列的“闖紅燈”行為，所以在某一個(gè)環(huán)節(jié)看似合規(guī)，但經(jīng)過大數(shù)據(jù)分析就發(fā)現(xiàn)也不盡然。
通過對采購合同模板的使用頻率、合同涉及金額和各相對方合同糾紛發(fā)生次數(shù)等合同數(shù)據(jù)的全程管控，直觀地展現(xiàn)合同的執(zhí)行狀況，對重點(diǎn)領(lǐng)域、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)開展實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)測，實(shí)現(xiàn)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)即時(shí)預(yù)警、快速處置，助力陽光采購管理的完善。
無錫惠山國控集團(tuán)
是無錫惠山區(qū)級大型綜合型國有企業(yè)，惠山國控圍繞“數(shù)字國控”目標(biāo)，提供采購管理能力提升咨詢，并將管理理念通過系統(tǒng)落地，建立供應(yīng)商管理、采購尋源及招投標(biāo)、采購執(zhí)行管理等功能模塊，打通從采購尋源、需求提報(bào)、招投標(biāo)、詢比價(jià)定標(biāo)、采購訂單到對賬結(jié)算、供應(yīng)商管理的全流程業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)惠山國控招采電子化、陽光化、透明化管理。同時(shí)，基于集團(tuán)內(nèi)控及審計(jì)流程和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，內(nèi)嵌采購合規(guī)管理功能，實(shí)現(xiàn)管控點(diǎn)前移、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)預(yù)警，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)智能合規(guī)管理。
陽光采購方案3：供應(yīng)商全景資質(zhì)背景調(diào)查，防范供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)
供應(yīng)商全生命周期管理方案，讓供應(yīng)商“進(jìn)來”到“離開”的全過程可視、受控，實(shí)現(xiàn)差異化、自動(dòng)化，提升管控效率，降低采購風(fēng)險(xiǎn)。該方案服務(wù)于采購部、招采部等業(yè)務(wù)部門在供應(yīng)商信息收集及初審階段進(jìn)行資質(zhì)信息查詢和背景調(diào)查。
平臺上可查看企業(yè)的全方位信息，包括企業(yè)工商信息、股東信息、對外投資、企業(yè)年報(bào)、司法訴訟、失信信息、經(jīng)營異常、公司新聞、招聘信息、專利信息、資質(zhì)認(rèn)證等。實(shí)時(shí)監(jiān)控企業(yè)征信數(shù)據(jù)，全維度監(jiān)控企業(yè)動(dòng)態(tài)信息，應(yīng)用于背景調(diào)查、資質(zhì)審核、風(fēng)險(xiǎn)查詢、供應(yīng)商入圍適應(yīng)性判斷等。同時(shí)，平臺具備供應(yīng)商績效自動(dòng)評價(jià)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)訂閱和風(fēng)險(xiǎn)管理駕駛艙等功能，有效防范供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。
陽光采購方案4：采購權(quán)集中，選擇權(quán)下放的采購商城
隨著消費(fèi)電商模式普及發(fā)展，從政府到大型央國企都意識到企業(yè)電商化采購在降本增效、合規(guī)透明等方面的潛在價(jià)值，黨中央、國務(wù)院已將政府電商化采購列入一項(xiàng)重要改革。區(qū)別于傳統(tǒng)的采購模式及以往的B2B電子商務(wù)，用友BIP采購云的電商化采購模式以數(shù)據(jù)和技術(shù)為驅(qū)動(dòng)，通過互聯(lián)網(wǎng)將數(shù)以萬計(jì)的供應(yīng)商和服務(wù)商能力加以整合，建立起統(tǒng)一高效的互聯(lián)網(wǎng)供應(yīng)鏈協(xié)同平臺，以數(shù)字化技術(shù)一站式地在線上完成企業(yè)采購管理從供應(yīng)商匹配、下單、審批、執(zhí)行，到后續(xù)的交付和結(jié)算的全部過程，從而高效地為SKU需求量高達(dá)幾十萬甚至上百萬的企業(yè)訂單提供服務(wù)。
國央企通用物資，例如辦公物資，IT設(shè)備，工裝勞保等，采購特點(diǎn)是標(biāo)準(zhǔn)化、小額、高頻次。這些物資占的金額不到10%，但是占用了60%-70%的管理資源。針對這一痛點(diǎn)，采購商城就是很好的解決方案。目前，
大唐電商
等頭部央企，都在應(yīng)用電商平臺對采購進(jìn)行科學(xué)規(guī)范管理，電商平臺的不僅能用于通用物資采購，未來還會(huì)增加更多業(yè)務(wù)場景，如專用物資、大宗物資，以及一些服務(wù)，如物流服務(wù)、干線物流，甚至能源央企的電站設(shè)備，風(fēng)機(jī)葉片的保養(yǎng)等，都可以通過電商平臺進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化交易。
作為全球領(lǐng)先的企業(yè)數(shù)智化服務(wù)提供商，用友致力于用創(chuàng)想與技術(shù)推動(dòng)商業(yè)和社會(huì)進(jìn)步，正通過普及全球領(lǐng)先的數(shù)智商業(yè)創(chuàng)新平臺——用友BIP，服務(wù)企業(yè)數(shù)智化轉(zhuǎn)型和商業(yè)創(chuàng)新。
移動(dòng)端應(yīng)用：
除了提供PC端的平臺服務(wù)，用友BIP采購云還提供了便捷的移動(dòng)端應(yīng)用，讓采購人員隨時(shí)隨地的參與招采活動(dòng)。常用的功能包括移動(dòng)審批、招標(biāo)公告的查看與報(bào)名、供應(yīng)商在線報(bào)價(jià)和數(shù)據(jù)分析等。
供應(yīng)鏈協(xié)同：
針對國企龍頭企業(yè)，用友BIP采購云通過商業(yè)網(wǎng)絡(luò)賦能上下游，生態(tài)共創(chuàng)，進(jìn)而帶動(dòng)整體產(chǎn)業(yè)鏈升級，進(jìn)而提升供應(yīng)鏈的協(xié)作能力，通過與供應(yīng)商的一致合作確保了供貨的穩(wěn)定性，提高企業(yè)供應(yīng)鏈透明度、業(yè)務(wù)韌性和可持續(xù)性。
供應(yīng)商資源：
平臺擁有35萬+優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，覆蓋50余個(gè)行業(yè)，SKU高達(dá)100萬+，滿足企業(yè)采購的所有需求，保障供應(yīng)商資源。同時(shí)，平臺能夠按照商品查看其他國企的成交價(jià)格，協(xié)助采購部門的價(jià)格談判，讓成交價(jià)格更加合理。
豐富的生態(tài)：
用友BIP采購云已構(gòu)建開放而豐富的生態(tài)全景，覆蓋全品類電商、工業(yè)品電商、品牌供應(yīng)商、綜合類電商，物流服務(wù)覆蓋多家主流快遞公司，同時(shí)提供電子發(fā)票和協(xié)同服務(wù)。平臺已經(jīng)連接全球企業(yè)、電商、金融、物流服務(wù)商構(gòu)建生態(tài)圈，與國內(nèi)30+優(yōu)秀的B2B生態(tài)電商融合，公有云平臺供應(yīng)商29.6W家，對接ERP超過50款，構(gòu)建了以采購為中心的生態(tài)解決方案。
集成BI分析：
平臺能夠依據(jù)項(xiàng)目不同訴求提供數(shù)據(jù)服務(wù)能力。通過預(yù)制分析和報(bào)表，提供覆蓋供應(yīng)商、采購需求、尋源、訂單等多個(gè)業(yè)務(wù)的統(tǒng)計(jì)分析，并為領(lǐng)導(dǎo)決策提供采購大屏，保證采購業(yè)務(wù)全程“看得見”，從而“管得住”。平臺還能提供多種預(yù)制模型，企業(yè)可以自行定義分析和報(bào)表，交付團(tuán)隊(duì)可以按照客戶訴求自制報(bào)表滿足客戶的多樣化的查詢導(dǎo)出展示、多維度的統(tǒng)計(jì)分析需求。
未來，用友會(huì)持續(xù)助力國有企業(yè)完善數(shù)智化的采購管理體系，讓國有企業(yè)擁有更健全的尋源詢價(jià)機(jī)制，更深入的供應(yīng)商管理信用體系，進(jìn)而帶動(dòng)全社會(huì)構(gòu)建高質(zhì)量的供應(yīng)鏈體系，進(jìn)一步提升治理腐敗效能，讓采購更加陽光！
