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新《會(huì)計(jì)法》修訂 | 合規(guī)會(huì)計(jì)檔案管理,助力企業(yè)安全高效發(fā)展
2024年7月11日

       
       


用友網(wǎng)絡(luò)科技股份有限公司  吳靜


yonyou


《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》(以下簡(jiǎn)稱《會(huì)計(jì)法》)是我國(guó)會(huì)計(jì)工作的根本規(guī)范,在規(guī)范會(huì)計(jì)行為、提供會(huì)計(jì)信息、強(qiáng)化財(cái)經(jīng)管理、防范風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)國(guó)家財(cái)經(jīng)紀(jì)律和社會(huì)公眾利益、發(fā)揮市場(chǎng)在資源配置中的決定性作用等方面都起到了重要作用。會(huì)計(jì)檔案管理工作,則是會(huì)計(jì)工作中的重要組成部分。在本次新修訂的《會(huì)計(jì)法》中,對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理也進(jìn)行了一定調(diào)整,由原來(lái)的“各單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)建立檔案,妥善保管。會(huì)計(jì)檔案的保管期限和銷毀辦法,由國(guó)務(wù)院財(cái)政部門會(huì)同有關(guān)部門制定“,修訂為”各單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)建立檔案,妥善保管。加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息安全管理。會(huì)計(jì)檔案的具體管理辦法,由國(guó)務(wù)院財(cái)政部門會(huì)同有關(guān)部門制定“,強(qiáng)調(diào)了企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料建立檔案和妥善保管的重要性。


面對(duì)《會(huì)計(jì)法》的最新修訂,企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)考慮從以下幾個(gè)關(guān)鍵領(lǐng)域制定應(yīng)對(duì)策略:


01

了解和遵守法規(guī):企業(yè)應(yīng)及時(shí)了解和學(xué)習(xí)新《會(huì)計(jì)法》及財(cái)政部、國(guó)家檔案局令 第79號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的具體規(guī)定,確保會(huì)計(jì)檔案管理工作的合規(guī)性;

02

建立或更新管理制度:根據(jù)新《會(huì)計(jì)法》要求,建立或更新企業(yè)內(nèi)部的會(huì)計(jì)檔案管理制度,明確檔案管理的流程和責(zé)任;

03

加強(qiáng)技術(shù)保障:加強(qiáng)信息技術(shù)在電子會(huì)計(jì)檔案管理中的應(yīng)用,如使用加密技術(shù)、訪問(wèn)控制等手段,確保檔案的安全性;

04

培訓(xùn)員工:對(duì)財(cái)務(wù)和檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),提高他們對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)和能力;

05

定期審查和評(píng)估:定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理和保管情況進(jìn)行檢查和評(píng)估,確保符合最新的法規(guī)要求;

06

建立應(yīng)急預(yù)案:制定會(huì)計(jì)檔案丟失、損壞等情況下的應(yīng)急預(yù)案,確保能夠迅速響應(yīng)并采取措施減少損失;

07

利用專業(yè)服務(wù):考慮利用外部專業(yè)服務(wù),如會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)供應(yīng)商、檔案管理顧問(wèn)等,幫助企業(yè)提升會(huì)計(jì)檔案的管理水平。


在本次的《會(huì)計(jì)法》修訂中也新增了”國(guó)家加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化建設(shè),鼓勵(lì)依法采用現(xiàn)代信息技術(shù)開展會(huì)計(jì)工作,具體辦法由國(guó)務(wù)院財(cái)政部門會(huì)同有關(guān)部門制定”的條款。早在2015年,我國(guó)就通過(guò)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確“單位內(nèi)部形成的電子會(huì)計(jì)資料和從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料在滿足一定條件時(shí),可以僅以電子形式歸檔保存“,這標(biāo)志著從政策法規(guī)層面對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案法律效力的認(rèn)可。隨著新修訂的《會(huì)計(jì)法》進(jìn)一步強(qiáng)化了對(duì)會(huì)計(jì)信息化的政策支持,加之?dāng)?shù)電票在企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中的廣泛應(yīng)用,我們有理由相信,企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案的信息化建設(shè)已成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。這一轉(zhuǎn)變不僅符合時(shí)代發(fā)展的要求,也為企業(yè)提供了更高效、更安全的會(huì)計(jì)管理手段,預(yù)示著會(huì)計(jì)行業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型正加速進(jìn)行中。用友作為《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》的主要承擔(dān)單位,我們建議企業(yè)應(yīng)從檔案合規(guī)性保障、檔案歸檔梳理、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行、信息系統(tǒng)集成、制度與規(guī)范建設(shè)幾個(gè)方面去考量規(guī)劃企業(yè)的電子會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)。


檔案合規(guī)性保障

電子會(huì)計(jì)檔案的法律屬性,要求建設(shè)企業(yè)具備極強(qiáng)的電子會(huì)計(jì)檔案專業(yè)管理能力,確保電子會(huì)計(jì)資料從生成、采集、整理、保存、利用、處置的全生命周期管理符合《中華人民共合國(guó)檔案法》《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)要求,保障電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性。


檔案歸檔梳理

電子會(huì)計(jì)檔案的建設(shè)核心是全面歸集保存企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料,要求企業(yè)自身具備極強(qiáng)的業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)管理內(nèi)控能力,在應(yīng)用建設(shè)初期完成對(duì)內(nèi)部財(cái)務(wù)流程與業(yè)務(wù)流程的全方位梳理,明確業(yè)務(wù)流程及相關(guān)的審核要素,歸檔的范圍、附件要求、業(yè)務(wù)管理規(guī)范等內(nèi)容,保障電子會(huì)計(jì)資料的合理全面歸集。


數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行

電子會(huì)計(jì)檔案的建設(shè)涉及對(duì)企業(yè)各類信息化系統(tǒng)上相關(guān)會(huì)計(jì)信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化處理,如:版式文件生成、元數(shù)據(jù)采集、四性檢測(cè)、元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)接口等標(biāo)準(zhǔn)等,要求電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)用建設(shè)團(tuán)隊(duì)必須具備豐富電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)經(jīng)驗(yàn),能夠依據(jù)企業(yè)實(shí)際情況給出合理建議確保項(xiàng)目有效落地。


信息系統(tǒng)集成

電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)來(lái)源于不同的信息化系統(tǒng),電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)要求將企業(yè)涉案信息化系統(tǒng)進(jìn)行一體化集成,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)資料的標(biāo)準(zhǔn)化處理、線上化流轉(zhuǎn)、全業(yè)務(wù)文件關(guān)聯(lián)歸集,同時(shí)保證數(shù)據(jù)傳輸安全,確保會(huì)計(jì)資料真實(shí)、有效。


制度與規(guī)范建設(shè)

電子會(huì)計(jì)檔案屬于新興事物,在應(yīng)用推動(dòng)過(guò)程中存在歸檔內(nèi)容變化、歸檔流程變更、管理模式改變、崗位職責(zé)變動(dòng)、操作習(xí)慣改變等一系列相關(guān)問(wèn)題,要求企業(yè)建立一套完善的制度和規(guī)范進(jìn)行約束,保障電子會(huì)計(jì)檔案的安全性和合規(guī)性。若制度規(guī)范建設(shè)不完善或執(zhí)行不嚴(yán)謹(jǐn),容易給檔案的可靠性和完整性帶來(lái)了管理風(fēng)險(xiǎn)。


 


隨著新《會(huì)計(jì)法》的修訂和會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的不斷推進(jìn),企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理正迎來(lái)新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。面對(duì)這些變化,企業(yè)必須采取積極措施,確保會(huì)計(jì)檔案的合規(guī)性、安全性和有效性。此外,電子會(huì)計(jì)檔案的信息化建設(shè)不僅是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的一次革新,更是企業(yè)提高運(yùn)營(yíng)效率、降低風(fēng)險(xiǎn)、增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要途徑。通過(guò)確保檔案合規(guī)性、進(jìn)行檔案歸檔梳理、執(zhí)行數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)集成以及建設(shè)制度與規(guī)范,企業(yè)能夠確保會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性和可用性,同時(shí)為未來(lái)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。


基于用友BIP電子會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)品、豐富的電子會(huì)計(jì)檔案實(shí)施交付經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)的電子會(huì)計(jì)檔案專業(yè)能力及企業(yè)涉檔財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)管理內(nèi)控咨詢能力,我們希望能夠從專業(yè)的角度,結(jié)合于企業(yè)信息化管理現(xiàn)狀和同行業(yè)領(lǐng)先實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為企業(yè)提供專業(yè)的合理性建議。在新《會(huì)計(jì)法》的指引下,與企業(yè)攜手并進(jìn),不斷創(chuàng)新和完善會(huì)計(jì)檔案管理策略,以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展,共同開啟會(huì)計(jì)檔案管理的新篇章。


參考文獻(xiàn):

1、全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)關(guān)于修改《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》的決定

2、財(cái)政部、國(guó)家檔案局令 第79號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》


             

             

             

             
           
           


   


   
   

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