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新《會計法》修訂 | 新法護航費用合規(guī),筑牢財務管控防線
2024年7月21日

       
       
 

用友網(wǎng)絡(luò)科技股份有限公司 張祥楠


yonyou


摘要:

2024年6月28日第十四屆全國人民代表大會常務委員會第十次會議通過了對《中華人民共和國會計法》的修訂(以下簡稱新《會計法》),本次修訂在保持現(xiàn)行基本制度不變的前提下,加強了對會計工作的監(jiān)督機制,明確了財政部門和其他相關(guān)部門的監(jiān)管職責以及企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督的責任,通過提高罰款額度、增加刑事責任、擴大處罰范圍等方式加大財務違法行為的處罰力度。


費用支出的合規(guī)性在企業(yè)財務管理中占據(jù)核心位置,不合規(guī)的費用支出可能導致企業(yè)面臨稅務問題、財務造假等法律風險。企業(yè)需要建立健全的費用支出管理制度,確保每一筆支出的合法性和合規(guī)性。


關(guān)鍵字:費用支出合規(guī)、加強財會監(jiān)督


企業(yè)費用支出通常分為個人報銷和對公支出兩大類:

01

個人報銷:主要涉及員工因公出差、會議、培訓等產(chǎn)生的費用。這類支出通常采用員工先行墊付后拿到發(fā)票報銷的方式。此類支出特點是頻率高、額度相對較小,雖然單筆金額不大,但由于涉及人員多、情況復雜,管理上容易出現(xiàn)如虛假報銷、超標準消費等漏洞。

02

對公支出:指企業(yè)與外部供應商、服務提供商或合作伙伴之間的交易,如支付辦公場地租金、支付服務費用等。此類支出特點是額度較大、涉及合同和發(fā)票管理,合規(guī)性要求上較個人報銷更為嚴格。


針對于費用支出業(yè)務,根據(jù)新《會計法》相關(guān)規(guī)定,企業(yè)在費用支出業(yè)務中必須確保所有經(jīng)濟活動的真實記錄,嚴禁任何形式的財務造假行為。財政部門的監(jiān)管和企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督責任被進一步明確,要求建立有效的內(nèi)部控制和監(jiān)督體系以確保費用支出的合規(guī)性。對于違反費用支出管理規(guī)范的行為,新法提高了處罰力度,包括罰款額度的增加和對直接責任人的處罰規(guī)定。


同時新《會計法》第八條新增第三款規(guī)定:


“國家加強會計信息化建設(shè),鼓勵依法采用現(xiàn)代信息技術(shù)開展會計工作”明確了會計信息化建設(shè)的法律地位,強調(diào)了國家對會計信息化建設(shè)的重視。


基于以上變化,企業(yè)可利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù),企業(yè)可以對費用支出數(shù)據(jù)進行深入分析,識別異常費用支出預防潛在的合規(guī)風險。同時引入智能費用管理系統(tǒng)自動化處理費用報銷、審批等流程,減少人為錯誤和違規(guī)操作的可能性。同時通過實時監(jiān)控系統(tǒng),企業(yè)能夠及時發(fā)現(xiàn)和處理不符合規(guī)定的費用支出。繼而打造費用支出業(yè)務“數(shù)據(jù)+流程+監(jiān)督”合規(guī)的財會全鏈路監(jiān)督體系新范式,確保費用支出業(yè)務的合規(guī)性,驅(qū)動各類費用支出業(yè)務“發(fā)生即合規(guī)”。  


 


01

數(shù)固基深,合規(guī)之基磐石立


企業(yè)費用業(yè)務涉及到的各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理是確保費用處理準確、高效以及合規(guī)的基石,通過費用業(yè)務全部數(shù)據(jù)準確性、一致性和安全性,為流程合規(guī)和監(jiān)督合規(guī)奠定了堅實的基礎(chǔ)。


對企業(yè)費用業(yè)務涉及到的基本檔案數(shù)據(jù)進行建模,包括組織信息、人員信息、權(quán)限信息、項目信息、客商信息、賬戶信息等基本檔案數(shù)據(jù):


組織信息:通過樹狀圖或組織架構(gòu)圖展示企業(yè)的層級關(guān)系,明確不同部門之間的從屬和協(xié)作關(guān)系。

人員信息:涵蓋員工ID、姓名、部門、職位、級別、銀行賬號、聯(lián)系方式等,建立統(tǒng)一的人員信息庫。

權(quán)限信息:根據(jù)員工的職位和角色,定義不同的訪問權(quán)限和審批權(quán)限,確保數(shù)據(jù)安全和合規(guī)性定義,如普通員工、部門經(jīng)理、財務主管等。


項目信息:記錄項目編號、名稱、負責人等,用于項目相關(guān)費用的關(guān)聯(lián)引用與審批控制。

客商信息:包括各類供應商的詳細資料,如名稱、地址、銀行信息、賬期等,用于采購支付管理和和支付管理。

賬戶信息:企業(yè)銀行賬戶的詳細信息,用于款項支付。


對企業(yè)費用業(yè)務涉及到的標準數(shù)據(jù)進行建模,包括差旅補貼標準、住宿費標準、長途交通標準、借款額度等:


補貼項目分類:明確差旅補貼包含的所有項目,如交通費、住宿費、餐飲費等。

住宿費標準設(shè)定:根據(jù)酒店星級、地理位置等因素對住宿進行分類,為不同類別的住宿設(shè)定費用上限或區(qū)間。

長途交通標準設(shè)定:包括飛機、火車、汽車等不同交通方式的費用標準,根據(jù)不同的交通方式和艙位等級設(shè)定費用標準。


借款額度設(shè)定:設(shè)定借款額度的上限,以及借款次數(shù)和歸還期限。


對企業(yè)費用業(yè)務全量數(shù)據(jù)建立完善的數(shù)據(jù)管理體系,包括數(shù)據(jù)錄入、審核、更新和歸檔的流程,以及定期的數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查和審計機制:


數(shù)據(jù)錄入:確保所有數(shù)據(jù)按照既定的標準和格式準確錄入系統(tǒng)。

數(shù)據(jù)審核:通過自動化和人工審核相結(jié)合的方式,保障數(shù)據(jù)的準確性和合規(guī)性。

數(shù)據(jù)更新:建立數(shù)據(jù)更新機制,確保數(shù)據(jù)能夠及時反映企業(yè)運營的最新狀態(tài)。


數(shù)據(jù)歸檔:對歷史數(shù)據(jù)進行歸檔管理,既釋放系統(tǒng)資源,又保留數(shù)據(jù)的可追溯性。

數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查:定期進行數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查,及時發(fā)現(xiàn)并糾正數(shù)據(jù)錯誤。

審計機制:設(shè)計審計流程,包括內(nèi)部審計和外部審計,以驗證數(shù)據(jù)的準確性和合規(guī)性。


 


02

規(guī)行矩步,合規(guī)之道經(jīng)緯明


企業(yè)流程管理是企業(yè)管理和運營中的核心組成部分,關(guān)乎到企業(yè)如何高效、有序地執(zhí)行日常業(yè)務活動。流程管理通過明確定義業(yè)務流程中的各個步驟,確保每個環(huán)節(jié)都能高效銜接,從而顯著提高整體的工作效率。


企業(yè)費用流程是確保組織財務健康和運營效率的關(guān)鍵組成部分,直接關(guān)系到費用的合理控制、合規(guī)性以及財務效率。一個科學、合理、高效的費用管理流程,對于控制成本、提高資金使用效率、符合相關(guān)法律法規(guī)、增強企業(yè)內(nèi)部管控具有關(guān)鍵作用。


流程識別與梳理是流程管理實施的首要步驟。此階段的目標是明確組織內(nèi)現(xiàn)有的工作流程,識別流程中的各個環(huán)節(jié),包括輸入、處理、輸出以及相關(guān)的責任和規(guī)則。通過流程圖、泳道圖等工具,可視化地展示流程的每一步,確保所有參與者對流程有清晰的認識。將流程中的每個步驟詳細記錄,形成文檔,為后續(xù)的評估和優(yōu)化提供基礎(chǔ)。確保流程中涉及的所有部門和個人參與到識別與梳理過程中,收集不同視角的意見和建議。


 


03

監(jiān)明督細,合規(guī)之盾漸微防


建立一個企業(yè)費用業(yè)務的財會監(jiān)督體系對于確保財務健康、合規(guī)性和透明度至關(guān)重要,包括監(jiān)管規(guī)則梳理、監(jiān)管規(guī)則建模、監(jiān)管規(guī)則應用、定期數(shù)據(jù)分析、持續(xù)優(yōu)化改進。


 


3.1監(jiān)管規(guī)則梳理


企業(yè)費用業(yè)務的監(jiān)管規(guī)則框架是一個多層次、多維度的體系,旨在確保企業(yè)費用的合規(guī)性、透明度和效率。這一框架通常包括國家法律法規(guī)、行業(yè)標準、企業(yè)內(nèi)部管理制度等多個層面:


國家法律法規(guī)為企業(yè)提供基本的行為準則,涵蓋了財務制度、稅務制度等多個方面。

行業(yè)標準則針對特定行業(yè)的特點,制定更為具體的操作指南和最佳實踐。

企業(yè)內(nèi)部管理制度則是企業(yè)根據(jù)自身情況制定的一系列費用管理規(guī)定和流程,以確保費用支出的合理性和合規(guī)性。


3.2監(jiān)管規(guī)則建模


基于企業(yè)費用業(yè)務監(jiān)管規(guī)則的梳理,需將具體的監(jiān)管要求轉(zhuǎn)化為可操作的規(guī)則模型,借助新一代信息系統(tǒng)工作將監(jiān)管規(guī)則模型系統(tǒng)化的進行監(jiān)管監(jiān)控。


下圖以企業(yè)招待費業(yè)務為例,可將財務監(jiān)管規(guī)則抽象為票據(jù)類、業(yè)務類、關(guān)聯(lián)類、附件類四大監(jiān)管類型。票據(jù)類規(guī)則包含發(fā)票重復性判斷、發(fā)票真?zhèn)闻袛?、發(fā)票連號判斷、發(fā)票時間規(guī)則、發(fā)票稅目規(guī)則、發(fā)票敏感詞規(guī)則等,業(yè)務類規(guī)則包括招待人數(shù)陪同人數(shù)規(guī)則、人均標準管控、招待地點規(guī)則、單據(jù)敏感詞規(guī)則等,關(guān)聯(lián)類規(guī)則包括招待申請關(guān)聯(lián)管控、招待申請金額管控、招待申請時間不得晚于報銷時間、招待地點規(guī)則、發(fā)票購方一致性管控,附件類規(guī)則包括接待清單、餐費清單等管控。通過信息化系統(tǒng)的規(guī)則引擎將監(jiān)管規(guī)則嵌入至系統(tǒng)中進行實時可視化管控。


 


3.3監(jiān)管規(guī)則應用


基于監(jiān)管規(guī)則的建模,將財務監(jiān)管規(guī)則轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)控制規(guī)則,員工提單后自動觸發(fā)智能審核,將傳統(tǒng)的肉眼識別、按費用制度逐條核對的審核過程,轉(zhuǎn)化為對智能審核結(jié)果的確認,支持PC/APP雙端審核,財務隨時隨地掌上作業(yè)大幅提高財務稽核工作效率,重塑業(yè)務及財務審核模式。


 


3.4定期分析改進


基于監(jiān)管規(guī)則的應用,定期收集監(jiān)管過程中的數(shù)據(jù),運用數(shù)據(jù)分析技術(shù)識別問題和改進點?;跀?shù)據(jù)分析結(jié)果,制定具體的改進措施和方案,是確保企業(yè)費用業(yè)務合規(guī)性的關(guān)鍵環(huán)節(jié):


定期審計:通過周期性的內(nèi)部審計和外部審計,評估監(jiān)管規(guī)則的有效性和執(zhí)行情況。

風險評估:持續(xù)監(jiān)控企業(yè)費用業(yè)務的風險點,及時識別新的或變化的風險因素。

合規(guī)性檢查:確保所有費用業(yè)務流程和決策符合當前的監(jiān)管要求和公司政策。


技術(shù)更新:隨著技術(shù)的發(fā)展,更新監(jiān)管工具和方法,提高監(jiān)管效率和準確性。

改進方案:將改進方案落實到監(jiān)管規(guī)則和流程中,確保方案得到有效執(zhí)行。

效果評估:評估改進措施的效果,收集員工和相關(guān)部門的反饋,為進一步的優(yōu)化提供依據(jù)。


開放溝通渠道:建立一個開放的溝通渠道,鼓勵員工提出建議和意見,促進監(jiān)管體系的不斷完善。


參考文獻

1.第十四屆全國人民代表大會常務委員會第十次會議關(guān)于修改《中華人民共和國會計法》的決定,2024-06-28

2.人民網(wǎng)《把從嚴管理監(jiān)督和鼓勵擔當作為貫穿始終》,2024-06-07

3.中共中央辦公廳 國務院辦公廳印發(fā)《關(guān)于進一步加強財會監(jiān)督工作的意見》,2023-02-15


             

             

             

             
           
           


   


   
   

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